Sales Admin / Office Administrator – KPM AUDITING & ADVISORY COMPANY LIMITED

Mục tiêu

Thực hiện công việc quản lý báo phí, hợp đồng và chăm sóc khách hàng; đồng thời đảm bảo công tác hành chính – văn phòng được vận hành hiệu quả, chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu hoạt động của toàn công ty.

A. Nhiệm vụ về Báo phí & Hợp đồng

Soạn, gửi và theo dõi báo phí dịch vụ (audit fee proposal) cho khách hàng theo hướng dẫn từ bộ phận chuyên môn.
Chuẩn bị, rà soát và quản lý hợp đồng dịch vụ kiểm toán – tư vấn: đảm bảo tính chính xác, tuân thủ mẫu biểu và quy trình nội bộ.
Cập nhật và quản lý danh sách khách hàng – hợp đồng – báo phí trên hệ thống.
Theo dõi tình trạng ký kết, gia hạn, thanh lý hợp đồng; nhắc nhở các bên liên quan đúng tiến độ.
Soạn thảo công văn, thư trao đổi, email chào phí và phản hồi khách hàng.
Phối hợp với kế toán trong việc xuất hóa đơn, theo dõi thanh toán và công nợ.

B. Nhiệm vụ hành chính – văn phòng

Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ công văn đến/đi, hợp đồng, hồ sơ khách hàng, và tài liệu nội bộ.
Quản lý con dấu, giấy tờ pháp lý, hợp đồng lao động, quyết định và các văn bản nội bộ.
Soạn thảo các thông báo, quyết định, biểu mẫu hành chính khi có yêu cầu.
Quản lý cơ sở vật chất – trang thiết bị văn phòng: máy in, máy photocopy, điện thoại, văn phòng phẩm, nước uống, vệ sinh, v.v.
Đặt phòng họp, chuẩn bị hậu cần cho cuộc họp, tiếp khách, training, sự kiện nội bộ.
Theo dõi chấm công, ngày phép, tăng ca, tổng hợp dữ liệu gửi bộ phận nhân sự/kế toán tính lương.
Phối hợp tuyển dụng cơ bản: đăng tin, sàng lọc hồ sơ, hẹn lịch phỏng vấn, hỗ trợ hội nhập nhân viên mới.
Hỗ trợ truyền thông nội bộ, sinh nhật nhân viên, các hoạt động phong trào, quà tặng, phúc lợi.
Thực hiện các công việc hành chính phát sinh khác theo yêu cầu của Trưởng phòng HCNS.

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành: Kinh tế, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Hành chính – Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
Có kinh nghiệm từ 1–2 năm ở vị trí Sales Admin / Hành chính / Thư ký, ưu tiên trong môi trường kiểm toán, kế toán, tư vấn dịch vụ.
Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); có kỹ năng soạn thảo văn bản và giao tiếp chuyên nghiệp.
Năng động, cẩn thận, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao và kỹ năng sắp xếp công việc tốt.
Ưu tiên có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản.

Liên hệ

CÔNG TY TNHH KPM AUDITING & ADVISORY